Automatiser les dossiers de marchés publics pour un bureau d'études VRD
1. Contexte
▶️ Société : un bureau d'études maître d'œuvre spécialisé en voirie et réseaux divers (VRD) et paysage répond régulièrement, pour le compte de collectivités, à la préparation de marchés publics : avis d'appel public à la concurrence (AAPC), cahiers des clauses techniques particulières (CCTP), et questions réglementaires liées à la maîtrise d'œuvre VRD.
🎯 Objectifs : générer automatiquement des documents conformes à la trame officielle du bureau d'études, à partir des données réelles de chaque projet, sans jamais inventer une donnée technique, administrative ou réglementaire absente des documents sources.
2. Problèmes identifiés
✔️ Rédaction chronophage des AAPC et CCTP : chaque document doit reprendre fidèlement des dizaines de données techniques et administratives dispersées dans plusieurs fichiers projet (DQE, plans, courriers, notes)
✔️ Données parfois absentes des fichiers texte : le nom du maître d'ouvrage ou ses coordonnées ne figurent pas toujours dans un fichier exploitable directement, mais uniquement dans le cartouche d'un plan au format image
✔️ Risque d'obsolescence réglementaire : citer un article de loi ou une norme technique abrogée expose le bureau d'études à une erreur difficile à détecter a posteriori
✔️ Risque de confusion entre données réelles et données déjà générées : un fichier produit lors d'une session précédente ne doit jamais être réutilisé comme s'il s'agissait d'un document source authentique
3. Mise en œuvre de la solution
🚀 Trois agents Dust complémentaires ont été construits avec un principe commun : ne jamais inventer une donnée, et toujours indiquer explicitement ce qui n'a pas pu être trouvé.
Étape 1 : identification systématique du projet
✔️ Question posée en premier par chaque agent : sur quel projet (commune, opération ou référence interne) travaille l'utilisateur, pour aller chercher le bon répertoire dans Google Drive (un projet = un répertoire)
✔️ Gestion des lots multiples : si plusieurs lots existent dans un même dossier projet, l'agent les liste et demande à l'utilisateur lequel traiter
Étape 2 : cascade de recherche de la donnée manquante (agents AAPC et CCTP)
✔️ Priorité 1 — lecture des fichiers texte natifs : extraction directe du nom, de l'adresse et du téléphone du maître d'ouvrage depuis les fichiers XLSX, XLS et DOCX du dossier projet (DQE, planning, courriers)
✔️ Priorité 2 — extraction textuelle des plans PDF, si l'information n'a pas été trouvée dans les fichiers texte
✔️ Priorité 3 — lecture visuelle du cartouche, en dernier recours : rendu de la première page du plan en image, localisation du cartouche, recadrage puis lecture des informations directement dans l'image
✔️ Interdiction stricte de placeholder non résolu sans avoir appliqué les trois étapes dans l'ordre ; pour toute autre donnée réellement introuvable, un placeholder explicite entre crochets est laissé pour complément manuel
Étape 3 : contrôle d'authenticité des documents sources
✔️ Vérification que chaque document utilisé apparaît réellement dans le dossier Drive du projet, sans jamais supposer la présence d'un type de document habituel s'il n'a pas été explicitement trouvé
✔️ Exclusion systématique des fichiers générés automatiquement (reconnaissables à leurs métadonnées ou à la présence de placeholders non résolus), pour ne jamais confondre un document projet réel avec une sortie IA d'une session précédente
Étape 4 : sourçage strict des données réglementaires (agent Règlement)
✔️ Consultation exclusive d'une base de connaissance réglementaire dédiée (Loi MOP, CCAG Travaux, Code de la commande publique, DTU, guides Cerema), sans jamais s'appuyer sur la mémoire d'entraînement du modèle pour citer un texte ou un article
✔️ Vérification de la validité de chaque article cité à la date de la question, avec recherche web ciblée sur Légifrance en cas de doute sur une abrogation ou une modification récente
✔️ Réponse structurée et systématiquement sourcée : contexte réglementaire, analyse détaillée avec articles précis, conclusion pratique, tableau récapitulatif des sources citées
Étape 5 : génération fidèle du document final
✔️ Respect strict de la charte graphique du bureau d'études : polices, tailles, couleurs de titres, structure des tableaux obligatoires, marges de page, jusqu'au nom de fichier de sortie
✔️ Document livré directement en .docx téléchargeable, jamais réutilisé d'une session à l'autre : chaque génération repart des données sources du projet
Résultats attendus
✔️ Réduction significative du temps de rédaction des AAPC et CCTP, sans reprise manuelle des données techniques et administratives
✔️ Fiabilité renforcée sur les données difficiles à localiser, grâce à la cascade de recherche allant jusqu'à la lecture visuelle des plans
✔️ Zéro donnée réglementaire obsolète citée sans vérification, grâce au sourçage strict et à la vérification de validité systématique
✔️ Documents strictement conformes à la charte graphique du bureau d'études, homogènes d'un dossier à l'autre
« Ce qui nous rassure, c’est que l’agent ne comble jamais un trou avec une donnée inventée. S’il ne trouve pas une information, il le dit clairement plutôt que de prendre un risque sur un document réglementaire. »